אוטומציה לגיוס עובדים, סביב העבודה של המגייסים
קורות חיים מגיעים במייל, דרך טפסים ובהפניות. לפני שמגייס יכול לטפל במועמד, צריך לזהות את המשרה, לאתר רשומה קיימת ולשמור את הקובץ במקום הנכון. Kikkey עוזרת לחברות השמה ולצוותי גיוס לארגן את עבודת הקליטה וההעברה.
נדבר על התהליךתהליך קליטה עם אחריות ברורה
נקודת התחלה מעשית היא מקור אחד לקורות חיים ומערכת יעד אחת. מגדירים כיצד מזהים מועמד, איך מקשרים אותו למשרה ואילו פרטים חייבים להיות זמינים למגייס. כל פנייה מקבלת מקור ואחראי. כשחסר מידע, התהליך צריך להציג זאת ולא לסמן בטעות שהטיפול הושלם.
דוגמה: קורות חיים מעודכנים
מועמד שולח גרסה חדשה של קורות החיים למשרה מסוימת. תהליך אפשרי בודק אם כבר קיימת רשומה, מצרף את הקובץ החדש ומכין משימה למגייס המתאים. אם ההתאמה אינה חד-משמעית, היא עוברת לבדיקה אנושית לפני איחוד. זהו תרחיש להמחשה, ולא טענה על תוצאות של פרויקט לקוח.
החלטות הגיוס נשארות אצל אנשים
חילוץ פרטים מקורות חיים אינו החלטה על התאמה לעבודה. מסמכים בפורמטים שונים, פרטים חסרים והתאמות לא ודאיות דורשים בדיקה. התהליך המתואר כאן מיועד לקליטה, ארגון והעברה למגייס. הוא אינו דוחה מועמדים אוטומטית ואינו מחליף שיקול דעת מקצועי בהחלטות קבלה לעבודה.
התאמה למערכת ולכללי המידע שלכם
לפני ההקמה בודקים את אפשרויות החיבור ל-ATS או ל-CRM ואת הרשאות החשבון. הצוות מגדיר מי רשאי לראות מסמכים, כיצד מטפלים בהסכמה ומהם כללי שמירת המידע. בפיילוט כוללים פנייה חוזרת, קובץ מעודכן, פרטים חסרים ותקלה בחיבור. כל מקרה כזה צריך מסלול טיפול ברור.
איך בודקים שהתהליך מועיל
משווים את זמן הכנת הרשומה, מספר הכפילויות שדורשות תיקון ואיכות ההעברה למגייס. מביאים בחשבון גם את זמן בדיקת החריגים ואת עלויות הכלים. במסירה לצוות מתעדים את כללי ההתאמה, מיקום התהליך והדרך לטפל בתקלה. הרחבה למקורות ולמשרות נוספים נעשית לאחר בדיקת התהליך הראשון.
מה לשלוח כדי להתחיל
תארו מאיפה קורות החיים מגיעים, באיזו מערכת עובדים ומה מעתיקים ידנית. ציינו נפח פניות משוער והשלב שמעכב את הצוות. לשיחה ראשונה מספיקה דוגמה אנונימית; אין צורך לשלוח מאגר מועמדים או מסמכים עם פרטים רגישים.
שאלות לפני שמתחילים
האם חייבים להחליף את מערכת הגיוס?
לא בהכרח. קודם בודקים את אפשרויות החיבור וההרשאות במערכת הקיימת.
האם מועמדים נדחים אוטומטית?
לא. התהליך המתואר מתמקד בקליטה ובהעברה, והחלטות הגיוס נשארות בידי הצוות.
מה קורה כשיש שני מועמדים עם שם דומה?
שם דומה אינו מספיק לאיחוד. מגדירים מזהים וכללים, ומעבירים התאמות לא ודאיות לבדיקה.
מתחילים ממשימה אחת שחוזרת על עצמה
תארו את התהליך ואת הכלים של הצוות. דוגמה ללא פרטים אישיים מספיקה לשיחה הראשונה.
נדבר על התהליך